22 juli 2019

Rotterdam2016: organisatie kijkt terug op goed evenement

Rotterdam2016: organisatie kijkt terug op goed evenement
Lex Grootenhuis. Foto: Ellen de Monchy.

Het was nog nooit eerder georganiseerd, de wereldkampioenschappen voor junioren, onder de 23 en de senioren in dezelfde week op dezelfde baan.

Lex Grootenhuis, voorzitter van de organisatiecommissie kijkt terug op een “zeer goed” evenement. “Begin 2014 zijn we aan de slag gegaan met het organiseren van de WK voor junioren en voor senioren in niet-olympische nummers. Een klein jaar later kwam de vraag of we erover wilden denken daar ook nog het evenement voor de roeiers van de beneden de 23 jaar bij te organiseren”, blikt de voorzitter terug.

Nadenken
“Daar hebben we lang over nagedacht”, zegt Grootenhuis. “Hiervoor zijn we de juiste mensen gaan zoeken en met elkaar gaan bedenken waar we aan zouden beginnen. Deze groep commissieleden hebben samen met de roeibond de stap gezet om het toch in dezelfde week te organiseren.”

Impact
Het lastige punt was dat de organisatie goed in kaart moest brengen wat de impact zou zijn. “De dynamiek van de organisatie verandert. We realiseerden ons dat we iets gingen doen dat nog nooit gedaan was. Dat brengt onzekerheden met zich mee en dat vormde een risico.”

Visitekaartje
Na afloop is Grootenhuis dus erg tevreden. “We hebben een mooi visitekaartje afgegeven. De geluiden zijn er al dat het niet voor het laatst was dat dit toernooi hier plaatsvond. We hadden goede mensen op de goede plaats en een goed gevulde avenue. Er hebben ongeveer zevenhonderd boten geroeid en we hebben ongeveer drieduizend mensen aan crew en atleten vervoerd.”

Helft
Dat is normaal gesproken ongeveer de helft. “Het is over het algemeen vrij goed gegaan, de eerste dagen hebben we wat moeten bijsturen. Maar van het meeste heeft niemand wat gemerkt.” De voorman heeft er een voldaan gevoel bij. “Ik heb vanaf de vrijdag kunnen genieten en ook nog naar het roeien kunnen kijken.”

Mozaïek
De dagelijkse planning was een mozaïek tussen de verschillende toernooien. Vaak in de ochtend de junioren en de herkansingen van de senioren en in de middag de onder de 23 of andersom. “Het moest in een week plaatsvinden”, zegt Grootenhuis.

Verkeer
En daar waren duidelijke redenen voor. “Achter elkaar organiseren maakt het geheel minder aantrekkelijk, dan als het acht dagen duurt. Ook het transport wordt er niet minder door. Nu kwam alles tegelijk aan en vertrok het tegelijk, als de toernooien achter elkaar plaatsvinden ontstaat er ook nog eens tweerichtingsverkeer.”

Achillespees
Het weer was dusdanig goed dat er op de drukke dagen geen verlet is geweest. Op zondagochtend zijn de races met een uur uitgesteld, maar toen stonden alleen juniorenfinales op het programma. “We hebben geluk gehad met het weer”, geeft Grootenhuis toe. “Het is een eerlijke baan en daarom kon er ondanks de wind toch geroeid worden. We hebben lang besproken wat te doen in geval van uitstel.” De volle zaterdag was een cruciaal moment. “Het was de achillespees van de planning, daar was heel weinig ruimte.”

Uitwijkscenario
Voor de andere dagen was er wel een plan. “We wisten dat we door konden roeien tot half negen in de avond”, legt Grootenhuis uit. “Bovendien waren er de meeste dagen lange pauzes, die twee momenten waren het uitwijkscenario. Op alle dagen waren er oplossingen in termen van tot later roeien of time-trials varen. Het zou aan de wereldroeibond Fisa zijn om te besluiten wat er het beste was als dat nodig was. Ik ben erg te spreken over de samenwerking met de officials.”

Mensen
Dat het een succes is geweest is duidelijk uit de trots waarmee de voorzitter vertelt. “De belangrijkste factor van het succes zijn de mensen die zijn samengebracht. De goede mensen zaten op de goede plaats. Ook hadden we 550 vrijwilligers. Het is mooi om te zien dat al deze mensen een week lang vrij nemen om zich in te zetten voor het roeien.”

Lessen
Ook zijn er lessen geleerd. “We hebben heel erg lang gepuzzeld op de indeling van het terrein. We hebben daardoor bijna de mooist mogelijke indeling gehad, maar dat zou de volgende keer nog net beter kunnen. Ook in transport zijn lessen getrokken.” De belangrijkste: “Blijf bij het schema dat er is en ga daar niet in wijzigen.”

Capaciteit
Drukker kan het eigenlijk niet worden. “We hebben echt de grenzen opgezocht van wat er mogelijk is op een roeibaan”, zegt Grootenhuis. “De maximale capaciteit van het terrein, de meefietsmogelijkheid, de infrastructuur en het water zijn bereikt.” Hij constateerde met gepaste trots: “Er zijn weinig accomodaties die dit aankunnen.”